Hvad er portaler?
- Den øverste vidensinddeling i Responza består af portaler, der kan distribuere viden mod specifikke vidensområder eller organisatoriske enheder.
- Portaler kan anvendes til at fremvise hele artikler eller dele af artikler til jeres brugere.
- Det vil sige, at man kan godt have to portaler, der viser forskellige versioner af den samme artikel (samme emne), der stadig vedligeholdes i samme flow.
Vi anbefaler, at I overvejer følgende, når I skal oprette en portal eller vil evaluere jeres portalstruktur
Hvilke portaler skal der være, og hvad skal de hedde?
- Når jeres brugere åbner Responza Knowledge, er det vigtigt, at det er helt intuitivt, hvad de kan forvente at finde i de forskellige portaler.
- Vi anbefaler, at I arbejder mod, at portalerne ikke overlapper for meget, når det ikke er hensigten, at de skal gøre det.
- Det kan fx ofte være fordelagtigt at strukturere jeres viden efter vidensområder frem for at tage hensyn til fx organisatorisk inddeling, da det bliver nemmest muligt for brugeren at forstå og huske, hvor de skal navigere hen for at finde netop det emneområde, de leder efter.
- Vi anbefaler, at I navngiver jeres portaler efter det indhold, der ligger i portalen. Det er altid nemmere for brugeren at navigere i "IT og Jura", "Økonomi", "Erhverv" eller "Kundeservice", end det er at navigere i "Generelt" og "Andet".
Er der behov for en tværgående portal?
- Det kan i nogle organisationer være svært at lave en vidensinddeling, der ikke overlapper bare en smule. I det tilfælde kan det være fordelagtigt at få en tværgående portal.
- En tværgående portal muliggør, at I kan placere én artikel i flere portaler på samme tid.
- Kontakt os på support@spitzeco.dk, hvis I ønsker at vide mere om og evt. få en tværgående portaler.
Hvilken rækkefølge skal portalerne ligge i?
- Vi anbefaler typisk, at den portal, der er mest i anvendelse ligger længst mod venstre.
Hvem skal have adgang til hvilke portaler?
- Når I laver en ny portal, kan det være en god idé at stille jer selv følgende spørgsmål?
- Hvad er løsningens scope? Udvider vi det her?
- Hvad er portalens scope?
- Er portalens indhold relevant for nogle eller for alle brugere?
- I sidste ende handler vidensdeling om at gøre relevant viden tilgængeligt for de rigtige brugere på det rigtige tidspunkt.
Hvilken videnbase skal portalen hente information fra?
- Skal portalen fremvise indhold fra en af de eksisterende vidensbaser, eller skal den fremvise indhold fra et helt nyt vidensområde?
- Hvis I skal bruge en ny vidensbase, skal I først oprette en.
Skal man kunne søge på tværs af denne portal og andre?
- Når man står på denne portal, skal man så kunne krydssøge i andre portaler?
- Når man står på andre portaler, skal man så kunne krydssøge i denne portal?
- Se billedet af krydssøgning nedenfor.
Har I Single Sign On slået til?
Hvis I har Single Sign On (SSO) slået til I jeres virksomhed eller organisation, skal I huske at bestille adgang til de brugere, der skal kunne se og bruge den nyoprettede portal.
Sådan bestiller I adgang
- Hvis de brugere, der skal have adgang til den nye portal, allerede har adgang til andre portaler I jeres vidensbase, skal I blot skrive til support@spitzeco.dk og få åbnet portalen for de pågældende brugere.
- Hvis jeres brugere derimod ikke allerede har adgang til vidensbasen, skal I kontakte jeres IT-afdeling og få oprettet ObjectId til alle brugere, der skal kunne se og bruge portalen. Dernæst skal listen med nye brugere sendes til support@spitzeco.dk for at få adgang.
